Nach der Din- Norm 69901 wird unter dem Begriff Projekt ein Vorhaben verstanden, das sich ausschlaggebend durch die Einmaligkeit der Grundvoraussetzungen in der Vielfalt gezeichnet. Finanzielle, zeitliche aber auch personelle Bedingungen, die projektspezifische Organisation sowie feste Zielvorgaben und die Eingrenzungen gegenüber zusätzlicher und weiterer Vorhaben stehen hier in besonderem Vordergrund.
Die Projektsteuerung - Definition und Arbeitsweisen
Die Projektsteuerung ist eines der entscheidendsten Zeitpunkte im Projektmanagement. Unter Projektsteuerung wird die Gewährleistung der Abwicklung von zulässigen Projekten, die Veranlassung sowie Kontrolle und Überprüfung verstanden. Daraus folgert sich, eine Beeinflussung bestimmter Arbeitsabläufe bei einem Gerät oder einem Prozess mittels eines im Vorfeld angefertigten Planes. Bei der Projektsteuerung werden drei grundsätzliche Größen unterschieden - die Eingangs-, Zustands- und Ausgangsgröße. Zum Eingang zählen unter anderem das Budget, Zeit und Human Ressourcen. Die Zustandsgrößen beschreiben den Ablauf eines Vorhabens und die Effizienz. Der konkrete Fertigstellungszeitpunkt und das Produkt hingegen zählen zu den Ausgangsgrößen. Alle drei Größen müssen miteinander in Abhängigkeit gesetzt und eventuelle Fehlfunktionen vermieden werden. Die Projektsteuerung bestimmt die Kommunikation sowohl zwischen Maschine und Mensch bzw. dem System als auch interpersonell. Schlussfolgernd betrachtet, ist die Steuerung eines Projektes ein Vorgang, der ohne kontinuierliche Rückkopplung und ohne permanente Stellungnahme funktionieren muss. Hier wird von der sogenannten offenen Wirkungskette gesprochen.
Projekte effektiv managen
Um ein Projekt erfolgreich steuern zu können, sollten folgende Fragen im Vorfeld geklärt werden:
- An welche Personen werden die Aufgaben im Projekt verteilt? Auch die Formalitätswege, welche schriftlich oder mündlich erfolgen können, sollten abgeklärt sein.
- Wie genau werden Änderungen dokumentiert? Hierunter zählen zum Beispiel Ergebnis- oder Kostenänderungen, als auch bestimmte Zieländerungen.
- Welche Kommunikations- und Rückmeldungswege werden angewendet?
- Von großer Bedeutung ist zusätzlich das Krisenmanagement. Wie wird mit kurzfristigen Veränderungen umgegangen? Dies können unvorhersehbare Vorgänge, wie ein verändertes Umfeld oder plötzlich eintreffende Krankheit sein.
- Wie und auf welchem Weg findet die Dokumentation aller Vorgänge statt? Wie und wo werden die Unterlagen des Projektes aufbewahrt?
- Auch das Berichtswesen darf keinesfalls in Vergessenheit geraten - wer informiert wen und wann über die konkreten Projektfortschritte?
Tipp: Es ist sinnvoll mehrere Arbeitsschritte anzulegen und diese in einzelne Aufgaben einzuteilen. Eine sehr flexible und anpassungsfähige Planung sowie Steuerung kann somit sehr gut gewährleistet werden. Viel Erfolg!
Für Informationen in Englisch, klicken Sie hier.
Weitere Informationen in Spanisch finden Sie hier.
Informationen in Französisch können Sie hier nachlesen.